Статья: Кто должен вам: как управлять дебиторкой и получать оплату вовремя

Отсрочка платежа — удобный инструмент продаж, пока однажды вы не обнаруживаете, что работали три месяца «в минус»: товар отгружен, деньги не пришли, а зарплату платить в пятницу. По данным исследований малого бизнеса, неплатежи контрагентов — одна из топ-3 причин кассовых разрывов у небольших компаний.

Хорошая новость: дебиторка — это управляемая величина. В статье разберём, как считать её «здоровые» лимиты, выстроить учёт, досудебное взыскание по шагам и какие правила в договоре реально заставляют клиентов платить вовремя.

Зачем вообще считать дебиторку

Дебиторская задолженность — это деньги клиентов, которые вы уже заработали, но ещё не получили. Пока они «висят», вы финансируете чужой бизнес своим: платите за материалы, аренду, налоги.

Ключевые показатели, которые стоит смотреть раз в неделю:

• Общая сумма дебиторки и её доля от месячной выручки. Если задолженность превышает выручку за 1,5–2 месяца — вы в зоне риска.
• DSO (Days Sales Outstanding) — средний срок оплаты: DSO = дебиторка / выручка × дней в периоде. Норма для малого бизнеса — до 30–45 дней.
• Структура по срокам: до 7 дней просрочки, 8–30, 31–60, 60+. Всё, что старше 60 дней, взыскивается в разы сложнее.

Правила отсрочки, которые предотвращают разрывы

Лимит и стартовые условия

Новому клиенту — отсрочка не больше 7–14 дней и на небольшую сумму. Проверьте его заранее: запросите ЕГРЮЛ, посмотрите сайт, арбитражные дела (картотека kad.arbitr.ru — бесплатно). Три проигранных иска о взыскании оплаты — красный флаг.

Кейс: как посчитать безопасный лимит

Пример. У вас оптовая торговля, выручка — 1 500 000 ₽/мес, себестоимость закупки — 1 000 000 ₽, постоянные расходы — 350 000 ₽. Остаток на счёте в среднем — 200 000 ₽.

Клиент просит отсрочку 30 дней на 400 000 ₽. Считаем: за эти 30 дней вы должны закрыть расходы (1 350 000 ₽), а денег на счёт придёт только от плательщиков без отсрочки. Если таких 50% (750 000 ₽), то до полного покрытия расходов не хватает 600 000 ₽. Подушка в 200 000 ₽ не спасёт: разрыв 400 000 ₽ обеспечен.

Вывод: либо уменьшать лимит до 200 000 ₽, либо сокращать срок до 14 дней, либо просить частичную предоплату 50%.

Отсрочка — это кредит, который вы даёте клиенту из своего кармана. Выдавайте его так же строго, как банк: с лимитом, сроком и ценой просрочки.

Учёт: без таблицы взыскание не работает

Таблица в Google Sheets или CRM — минимум. Колонки: клиент, номер счёта, сумма, дата отгрузки, срок оплаты, дни просрочки, ответственный, история напоминаний.

Правила:

• Напоминание за 3 дня до срока оплаты — обычное письмо.
• В день просрочки — звонок: уточните, когда будет оплата, зафиксируйте дату.
• Через 7 дней просрочки — официальная претензия.

Досудебное взыскание по шагам

1. Претензия. Пишете официально: реквизиты договора, сумма, требование оплатить за 10 дней, ссылка на неустойку. Отправьте письмом с описью вложения — это понадобится для суда.
2. Приостановка поставок. Пока долг не закрыт — новых отгрузок нет. Работает лучше любых звонков.
3. Мировое соглашение / рассрочка. Если клиент во временно трудной ситуации — график платежей письменно, с неустойкой за срыв.
4. Суд или продажа долга. Если сумма до 500 000 ₽ и договор есть — упрощённое приказное производство через мировой суд, госпошлина небольшая, заседаний обычно нет. Альтернатива — цессия: коллекторские агентства покупают дебиторку за 20–50% номинала.

Чек-лист: ошибки, из-за которых не платят

• Отсрочка не закреплена в договоре («ну вы сначала отгрузите, потом счёт пришлём»).
• Нет условия о неустойке — штрафовать нечем.
• Документы подписывает неуполномоченное лицо (кладовщик, менеджер).
• Нет актов/УПД — в суде нечем доказать отгрузку.
• Никто не отвечает за контроль дебиторки — «все и никто».
• Претензии отправляются в мессенджере без фиксации.

FAQ

Можно ли брать неустойку 0,1% в день? Да, это стандартная рыночная ставка. По ст. 395 ГК РФ при отсутствии договорной неустойки можно взыскать проценты по ключевой ставке ЦБ, но прописанный в договоре штраф работает убедительнее для клиента.

Клиент — физлицо-самозанятый, как с ним работать? Только по договору с указанием срока оплаты и реквизитов. Отсрочку самозанятым давайте минимальную: их ответственность ограничена личным имуществом, взыскать сложнее, чем с ООО.

Стоит ли давать скидку за досрочную оплату? Да, это дешевле просрочки. Скидка 2–3% при оплате в течение 5 дней обычно окупается: вы получаете деньги сразу и не тратите время на взыскание, которое «съедает» и деньги, и нервы.

Управляйте дебиторкой как продуктом: считайте, лимитируйте, фиксируйте каждую договорённость письменно — и отсрочки начнут работать на рост продаж, а не на разрывы в кассе.