Кассовый разрыв — это когда деньги на счету есть, но не тогда, когда нужно. Сотрудники ждут зарплату 5-го числа, поставщик требует оплату 7-го, а крупный клиент обещает перевести аванс только 15-го. Знакомая ситуация? В малом бизнесе она возникает не из-за отсутствия прибыли, а из-за того, что платежи и поступления никто не сводил в одну таблицу.

Платёжный календарь решает эту проблему. Это простая таблица, где по датам расписаны все ожидаемые поступления и обязательные выплаты на месяц вперёд. Вы заранее видите «провалы» в остатке денег и успеваете их закрыть — сдвинуть платёж, попросить аванс, взять короткий кредит.

Разберём, как собрать такой календарь за один вечер и вести его без лишней рутины.

Что такое платёжный календарь и зачем он нужен

Платёжный календарь — это план движения денег по датам на ближайший месяц (иногда на неделю или квартал). В отличие от бюджета, который отвечает на вопрос «сколько мы заработаем и потратим», календарь отвечает на вопрос «когда придут и уйдут деньги».

Ключевые элементы:

• Дата операции — когда фактически произойдёт платёж или поступление.
• Поступления — ожидаемые оплаты от клиентов, авансы, возвраты.
• Выплаты — зарплата, аренда, налоги, поставщики, кредиты.
• Остаток на конец дня — главная колонка, которая показывает, не уйдёте ли вы в минус.

Правило: платёжный календарь составляется не «по мере поступления счетов», а минимум за 3–5 дней до начала месяца. Календарь, заполненный постфактум, — это не планирование, а протокол кассового разрыва.

Как собрать платёжный календарь: пошаговая инструкция

Шаг 1. Соберите все регулярные платежи

Выпишите всё, что повторяется каждый месяц: аренда, зарплата и взносы, налоги, подписки, интернет, кредиты, закупки у постоянных поставщиков. Проставьте даты и суммы.

Шаг 2. Добавьте нерегулярные, но известные платежи

Налоги по УСН платятся поквартально, взносы ИП за себя — до 28 декабря, страховые взносы за сотрудников — ежемесячно до 28-го. Проверьте и добавьте всё, что попадает в планируемый месяц.

Шаг 3. Спрогнозируйте поступления

Возьмите прошлый месяц за основу: какие клиенты платят стабильно, какие задерживают. К ожидаемым суммам применяйте пессимистичный коэффициент — лучше считать, что придёт 80% обещанного, чем 100%.

Шаг 4. Посчитайте остаток на каждый день

Формула простая: остаток на конец дня = остаток вчера + поступления − выплаты. Как только остаток в какой-то день приближается к нулю — вы нашли точку кассового разрыва. Теперь её нужно устранить: попросить клиента оплатить раньше, договориться с поставщиком об отсрочке, сдвинуть закупку.

Практический пример: календарь на месяц с конкретными цифрами

Допустим, у ИП на старте месяца на счёте 150 000 ₽. Ожидания на месяц:

Выплаты:

• 5-е число — зарплата сотрудникам: 120 000 ₽
• 10-е — аренда офиса: 40 000 ₽
• 15-е — закупка товара у поставщика: 80 000 ₽
• 28-е — налоги и взносы: 35 000 ₽

Поступления:

• 8-е — оплата от клиента А: 100 000 ₽
• 12-е — от клиента Б: 90 000 ₽
• 20-е — от клиента В: 70 000 ₽

Считаем остаток по дням:

• 5-е: 150 000 − 120 000 = 30 000 ₽
• 8-е: 30 000 + 100 000 = 130 000 ₽
• 10-е: 130 000 − 40 000 = 90 000 ₽
• 12-е: 90 000 + 90 000 = 180 000 ₽
• 15-е: 180 000 − 80 000 = 100 000 ₽
• 20-е: 100 000 + 70 000 = 170 000 ₽
• 28-е: 170 000 − 35 000 = 135 000 ₽

Месяц закрывается с плюсом: 135 000 ₽ на счёте. Но обратите внимание на 5-е число: после зарплаты остаётся всего 30 000 ₽ — при малейшей задержке клиента А вы не сможете заплатить аренду 10-го. Варианты: попросить клиента А предоплату 2–3-го числа, либо согласовать с арендодателем оплату 12-го. Календарь показал проблему за две недели до того, как она случилась — в этом и есть его ценность.

Чек-лист: главные ошибки при ведении платёжного календаря

• Считать по факту, а не по плану. Календарь заполняется до начала месяца, иначе он бесполезен.
• Закладывать поступления по 100%. Клиенты задерживают. Считайте 70–80% от обещанных сумм.
• Забывать про нерегулярные выплаты. Квартальные налоги, годовые платежи, взносы ИП — их легко упустить и получить разрыв именно в «тихий» месяц.
• Не учитывать комиссии и сроки зачисления. Перевод от клиента может идти 1–3 дня: платёж 8-го может прийти 10-го.
• Не оставлять резерв. Держите неснижаемый остаток хотя бы 10–15% от месячных расходов на форс-мажор.
• Вести календарь «в голове». Только таблица — Excel, Google Sheets или шаблон в CRM.

Чем вести календарь: выбираем инструмент

Google Таблицы / Excel — оптимальный вариант для старта. Бесплатно, гибко, легко настроить формулу остатка и подсветку дней с риском разрыва условным форматированием.

Специализированные сервисы — если операций больше 30–50 в месяц, смотрите на функцию платёжного календаря в онлайн-бухгалтериях или CRM. Они подтягивают платежи автоматически.

Блокнот — не рекомендуется. Работает только при 5–7 операциях в месяц и быстро перестаёт справляться.

Начните с таблицы: шапка — даты, три колонки (поступления, выплаты, остаток), и одна строка на операцию. Этого достаточно для первого месяца.

FAQ

Чем платёжный календарь отличается от бюджета? Бюджет — это план доходов и расходов за период («заработаем 500 000 ₽, потратим 400 000 ₽»). Календарь — это план по датам: когда именно придут и уйдут деньги. Бизнес может быть прибыльным по бюджету и при этом попадать в кассовый разрыв из-за неудачных дат.

Как часто нужно обновлять календарь? Планируйте месяц целиком за 3–5 дней до его начала, а корректируйте — минимум раз в 2–3 дня, а лучше ежедневно, если платежей много. Каждая новая оплата или задержка сразу попадает в таблицу.

Что делать, если календарь показал кассовый разрыв? Есть четыре рычага: ускорить поступления (предоплата, скидка за раннюю оплату), сдвинуть выплаты (отсрочка от поставщика), сократить расход (перенести закупку) или привлечь деньги извне (кредитная линия, займ). Начинайте всегда с первого — это дешевле всего.