Представьте: вы нашли отличного кандидата, договорились на 70 000 рублей «на руки», а через месяц обнаружили, что этот сотрудник обходится вам почти в 90 000. Знакомая ситуация? Она случается почти с каждым начинающим предпринимателем, который считает затраты на персонал по наитию.

Дело в том, что зарплата — это только вершина айсберга. Сверху государство добавляет страховые взносы, снизу — отпускные, компенсации, оборудование рабочего места. И если не заложить всё это в финмодель заранее, первый же найм может просадить вашу прибыль до нуля.

В этой статье разберём, из чего складывается полный фонд оплаты труда (ФОТ), как посчитать его до найма первого сотрудника и какие ошибки чаще всего совершают новички. С конкретными цифрами и готовым алгоритмом.

Что такое ФОТ и почему это не просто зарплаты

ФОТ — это все деньги, которые вы платите за сотрудников: оклады, премии, отпускные, больничные за первые три дня, компенсации за неиспользованный отпуск, надбавки. Всё, что фигурирует как доход работника.

Ключевая ошибка новичка — считать ФОТ равным сумме окладов. Реальный ФОТ всегда больше, потому что:

• к зарплате добавляются страховые взносы (в 2025 году — 30% на обязательное пенсионное, медицинское и социальное страхование для стандартных ставок, плюс 0,5–8,5% на травматизм);
• каждый год сотрудник минимум 28 дней находится в отпуске — и эти дни оплачиваются;
• работодатель удерживает НДФЛ 13% (13–22% при прогрессивной шкале), то есть «на руки» и «в расходах компании» — разные суммы.

Правило: закладывайте в финмодель не зарплату «на руки», а полную стоимость сотрудника — она в среднем на 35–40% выше суммы, которую работник видит на карте.

Как считается полный ФОТ: пошаговый алгоритм

Шаг 1. От «на руки» к gross-окладу

Кандидаты чаще всего называют желаемую сумму чистыми. Чтобы получить оклад до вычета НДФЛ, разделите её на 0,87.

Пример: 70 000 руб. на руки → 70 000 / 0,87 = 80 460 руб. gross.

Шаг 2. Добавляем страховые взносы

К gross-окладу применяем ставку взносов. Для малого бизнеса и ИТ-компаний действуют льготные тарифы (малый бизнес — 15% на сумму выше МРОТ), но для базовой модели считаем консервативно:

80 460 × 30% = 24 138 руб. взносов в месяц.

Шаг 3. Резервируем отпускные и компенсации

28 календарных дней отпуска — это примерно 20 рабочих дней из ~247 рабочих дней в году, то есть около 8% годового дохода. Проще заложить резерв 8–10% от месячного оклада:

80 460 × 10% ≈ 8 000 руб. в месяц.

Сюда же — резерв на компенсацию при увольнении (неиспользованный отпуск) и возможные премии.

Шаг 4. Добавляем прочие расходы

• рабочее место: стол, стул, техника — от 50 000 до 150 000 руб. единоразово;
• программы и сервисы: 2 000–10 000 руб./мес;
• обучение, канцтовары, связь: 1 000–5 000 руб./мес.

Итог: полная стоимость сотрудника

80 460 (оклад) + 24 138 (взносы) + 8 000 (резерв отпусков) + 5 000 (сервисы и прочее) = 117 598 руб. в месяц — против 70 000, о которых вы договорились с кандидатом. Разница — 68%.

Практический пример: закладываем ФОТ в финмодель

Допустим, у вас небольшая студия контент-маркетинга. План на первый год: два менеджера проектов и один копирайтер. Менеджер — 70 000 на руки, копирайтер — 55 000 на руки.

Менеджер: 80 460 + 24 138 + 8 000 + 3 000 = 115 598 руб./мес. Двое — 231 196 руб.

Копирайтер: 55 000 / 0,87 = 63 218 + 18 965 (взносы) + 6 322 (резерв) + 2 000 = 90 505 руб./мес.

Годовой ФОТ: (231 196 + 90 505) × 12 = 3 860 412 руб. Плюс единоразовые расходы на оснащение трёх рабочих мест — около 250 000 руб. Итого первый год персонала обойдётся примерно в 4 110 000 руб.

Теперь проверка финмодели: если выручка студии — 500 000 руб./мес, ФОТ съедает (321 701 / 500 000) = 64% выручки. Для сервисного бизнеса это критично много — нормой считается 40–50%. Вывод: либо поднимать чеки, либо нанимать людей позже и постепенно, либо пересматривать модель.

Именно для этого расчёт и нужен — до подписания трудового договора, а не после.

Чек-лист перед наймом первого сотрудника

• [ ] Посчитал gross-оклад от суммы «на руки» (÷ 0,87)
• [ ] Добавил страховые взносы (30% или проверил льготный тариф)
• [ ] Заложил резерв на отпускные (8–10% оклада)
• [ ] Учёл единоразовые затраты на рабочее место
• [ ] Посчитал долю ФОТ в выручке (цель — до 50%)
• [ ] Проверил, что прибыль после ФОТ покрывает моё время и налоги
• [ ] Заложил подушку на 3 месяца выплаты зарплаты, если продажи упадут
• [ ] Проверил актуальные МРОТ и тарифы взносов на текущий год

Типичные ошибки новичков

Ошибка 1. Считать ФОТ по сумме «на руки». Самая дорогая ошибка — недооценка на 35–50%. Закладывайте gross + взносы с первого дня.

Ошибка 2. Забывать про резерв отпусков. Отпуск наступает всегда, а когда сотрудник уходит отдыхать в августе, денег на замену и отпускные может не быть.

Ошибка 3. Нанимать «впритык». Если ФОТ равен всей марже, любой кассовый разрыв — и зарплату платить нечем. Держите запас минимум 20–30% по денежному потоку.

Ошибка 4. Игнорировать взносы с премий. Премия — это тоже облагаемая выплата: с 10 000 премии вы дополнительно заплатите ~3 000 взносов и удержите НДФЛ.

Ошибка 5. Не пересчитывать модель при индексации. Зарплату приходится повышать хотя бы на инфляцию. Закладывайте рост ФОТ на 5–10% в год в финмодель сразу.

FAQ

НДФЛ — это расход работодателя?

Нет. НДФЛ удерживается из зарплаты работника: вы начислили 80 460, удержали 13% (10 460) и перечислили сотруднику 70 000. Для вас это транзитная сумма, но её нужно учитывать, чтобы корректно перейти от «на руки» к gross-окладу.

Есть ли способ законно снизить взносы?

Да, для малого бизнеса и НКО действует льготный тариф — 15% на выплаты сверх МРОТ (в пределах базы). Также проверьте, не относитесь ли вы к льготным категориям: ИТ-компании, производственные предприятия, социальные сферы. Но в финмодель закладывайте стандартный тариф — льготы могут отменить.

Когда лучше нанимать первого сотрудника — до или после роста выручки?

Рабочее правило: нанимайте, когда у вас есть обязательства под этого человека на 4–6 месяцев вперёд и подушка на 3 месяца его полной стоимости. Нанимать «на вырост» без подтверждённого спроса — самый быстрый способ сжечь деньги.

Посчитайте полный ФОТ до того, как разместите вакансию — и первый сотрудник станет усилением бизнеса, а не дырой в бюджете. Возьмите алгоритм из этой статьи, подставьте свои цифры и проверьте долю ФОТ в выручке уже сегодня.